La Pr�xima era de la Administraci�n de Conocimientos

31 05 2007

La administraci�n de conocimientos no se ha esfumado, sino que est� cambiando constantemente. �Su personal est� preparado?

En resumen:

Una iniciativa de administraci�n de conocimientos puede colaborar en gran medida con una mediana empresa, pero s�lo si la administraci�n la acepta y admite.
Las herramientas de colaboraci�n m�s comunes como los registros web y portales pueden ayudar a las medianas empresas a implementar iniciativas de administraci�n de conocimientos sin tener que realizar fuertes inversiones tecnol�gicas.

Ha transcurrido m�s de una d�cada desde que el t�rmino administraci�n de conocimientos empez� a utilizarse en la terminolog�a empresarial. Aunque las personas al frente del movimiento pueden haber afirmado que este concepto tardar�a en llegar, parece que ahora ha desembarcado como una bomba: se han escuchado comentarios completamente positivos cuando los l�deres de las organizaciones de todo tipo y tama�o se han dado cuenta de que se llevaban consigo diariamente sus mejores logros. De repente, una de las preocupaciones principales para todos se convirti� en saber c�mo capturar, almacenar y distribuir todas las ideas interesantes alojadas en las mentes de los empleados.

La administraci�n de conocimientos (KM) no es una de esas tendencias comerciales modernas, ya que su pr�ctica permanece viva. Pero KM ha cambiado y las medianas empresas est�n preparadas para sumergirse en un proyecto de KM que cosechar� las ventajas de la tendencia m�s reciente: un intercambio m�s fluido de informaci�n que es posible gracias a tecnolog�as como registros web, portales y wikis.

Desplazamiento de la creaci�n tecnol�gica a la colaboraci�n y uso compartido de conocimientos en tiempo real

Al principio, la administraci�n de conocimientos era una mezcla de colaboraci�n y administraci�n de documentos, afirma Bill Ives, un asesor independiente que se centra en los usos comerciales de las tecnolog�as emergentes y el autor de portales y registros web de KM. La tendencia se elevaba m�s en el �mbito de la administraci�n de documentos y de biblioteca y despu�s descend�a.

Cuando las iniciativas de administraci�n de conocimientos fallan, que suelen hacerlo, se debe a que los directivos de la tecnolog�a de la informaci�n (IT) confiaban demasiado en la tecnolog�a y no alineaban el proyecto con los objetivos de negocio. Las iniciativas de KM no sol�an destacar en la direcci�n de la empresa y, por lo tanto, no hab�a motivo real para su existencia. Adem�s, afirma Robbie Baxter, asesor de estrategias de Peninsula Strategies, empresa situada en Menlo Park, California, las tecnolog�as tempranas como las herramientas de administraci�n de documentos, bases de datos de contactos y espacios de trabajo de equipos eran est�ticas; la incapacidad de contribuir y responder directamente ante los conocimientos de otras personas limitaba la capacidad de KM de cambiar la forma en la que trabajaban las personas.

Hoy en d�a, la administraci�n de conocimientos est� experimentando un nuevo resurgir de esta clasificaci�n, con la explosi�n de las tecnolog�as de colaboraci�n que permiten a los individuos crear, compartir, contribuir y comentar la informaci�n, afirma Michael Kogon, director ejecutivo de Definition 6, empresa situada en Atlanta, Georgia que se dedica a crear soluciones de KM utilizando las tecnolog�as de Microsoft como SharePoint y Commerce Server. La primera fase era la creaci�n de la informaci�n y la segunda era la implementaci�n del conocimiento compartido, afirma.

Pr�xima generaci�n de herramientas de administraci�n de conocimiento

Para los negocios que est�n preparados para realizar una implementaci�n de conocimiento, existen varias herramientas que facilitan la r�pida creaci�n y uso compartido de la informaci�n. Seg�n sus necesidades, su organizaci�n puede elegir el uso de una o varias de las siguientes tecnolog�as.

Portales. Cuando la empresa minorista brit�nica de alimentaci�n Sainsburys public� una iniciativa de KM basada en un portal, lo hizo como parte de una estrategia de negocio de mayor tama�o para fomentar la innovaci�n relacionada con la dura competencia, desde prestigiosas tiendas de productos alimentarios hasta comercios minoristas de descuento. Una de las caracter�sticas del portal era un banco de ideas en el que los desarrolladores de productos registraban sus nuevas ideas. De esta forma se aseguraba que las ideas a�n no estaban implementadas. El portal tambi�n enlaza a los desarrolladores de productos con los comentarios de los clientes que Sainsburys recibe por tel�fono o en sus tiendas. Las compa��as m�s peque�as que no pueden crear un proyecto de KM de gran envergadura pueden crear f�cilmente (y de forma relativamente barata) sitios de creaci�n y uso compartido de documentos utilizando tecnolog�as como Microsoft Windows SharePoint Services (programa de descarga gratuita que requiere la instalaci�n de Microsoft Windows Server 2003). Las tecnolog�as de portal como los sitios de equipos virtuales de SharePoint son ideales para tareas estructuradas y orientadas a procesos, que requieren la creaci�n de documentos y el control de versiones.
Registros web. Se encuentran en sitios Web personales o internos/externos de una compa��a y proporcionan a los empleados la oportunidad de unir ideas en un ambiente informal. Kogan cita una compa��a de productos de consumo que estaba llevando a cabo un proyecto de dise�o de paquetes. El equipo de marcas instal� una funci�n de registro web en el portal de la organizaci�n, iniciando as� una conversaci�n continua. Sin crear una cadena de conferencias o un despliegue de procesos que consumir�an mucho tiempo, pod�an llevar a cabo un di�logo completo a trav�s de los registros web. Algunas de las ideas proven�an de miembros recientes de la plantilla que nunca habr�an aportado nada en una reuni�n, afirma Kogon.
Wikis. Una de las ideas m�s nuevas en el entorno de KM son los wikis, un sitio web en el que cualquiera puede agregar, modificar o editar material s�lo con hacer clic en un bot�n de edici�n. La mayor�a de las personas est�n familiarizadas con el concepto de wiki debido a la existencia de Wikipedia, la enciclopedia en l�nea, pero los wikis tambi�n pueden ayudar a abrir una colaboraci�n comercial no estructurada, como en un entorno de ingenier�a o RAD (implementaci�n r�pida de aplicaciones). Ahora varios proveedores ofrecen wikis como servicios alojados o instalados en un servidor dedicado. Los wikis se diferencian de los registros y portales en que �stos presentan informaci�n que permanece est�tica, con publicaciones y respuestas en orden cronol�gico. Por el contrario, cada vez que alg�n usuario guarda los cambios en un wiki, est� creando una nueva interacci�n en un documento o en el sitio en s�. Un equipo de ventas, por ejemplo, puede utilizar un wiki para colaborar en la mejor forma de conseguir determinado cliente, afirma Kogon. Los wikis tambi�n se integran perfectamente en un sitio de SharePoint.
Mash-up (Mezcla): El t�rmino se origin� en el mundo del hip-hop, en el que hace referencia a la mezcla de canciones, pero hoy en d�a, mezcla tambi�n puede describir la pr�ctica de combinar aplicaciones o herramientas provenientes de diversos or�genes. Por ejemplo, una empresa puede combinar una aplicaci�n de asignaci�n con la ubicaci�n de la fuerza de ventas y permitir a los clientes compartir contactos y clientes potenciales m�s f�cilmente. Las mezclas se han extendido mucho m�s que las asignaciones, afirma Ives, porque su potencial es ilimitado: Se puede unir cualquier tipo de aplicaci�n basada en Web. Por ejemplo, la herramienta de clasificaci�n social de libros, que permite a los usuarios clasificar, almacenar y compartir recursos de Internet, se puede combinar con un motor de b�squeda de empresa para proporcionar ambas formas de b�squeda.

 

Sugerencias para que su personal utilice herramientas de KM

Conozca los peligros. Para fomentar la implicaci�n, desarrolle iniciativas de KM alrededor de problemas comerciales importantes, sugiere Ives. Muchas de las funciones m�s recientes de las iniciativas de KM provienen del hecho de que los directivos no se comprometen lo suficiente con los problemas y soluciones reales.

Obtenga soporte t�cnico de niveles superiores. Los expertos coinciden en un punto sobre la administraci�n de conocimiento: no funciona a menos que los l�deres lo comprendan y se impliquen. Convierta la publicaci�n de contenido en el espacio p�blico de la compa��a en una iniciativa de administraci�n y aseg�rese de que los directivos son contribuyentes continuos”, afirma Kogon.

Recompense los esfuerzos de KM eficaces. Cree una bonificaci�n para los mejores contribuidores del capital intelectual, afirma Baxter, de Peninsula Strategies. Recompense a los contribuidores de las iniciativas de KM que hayan hecho posible el r�pido lanzamiento del producto.

Despu�s de todo, el mayor reto en el �rea de la administraci�n de conocimientos no ser� la falta de tecnolog�as o herramientas, sino el encontrar la mejor forma de animar a las personas a utilizarlas.

Meg Mitchell Moore es una escritora aut�noma que reside en Burlington, Vermont. Escribe para una gran variedad de publicaciones comerciales y de inter�s general y ha trabajado en empresa como CIO y Darwin.

Fuente: http://www.microsoft.com/peru/empresas/businessvalue/wave.mspx


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